1. Chủ thể thực hiện thủ tục hòa giải tranh chấp đất đai

Theo quy định của Luật Đất đai năm 2013 và Nghị định số 43/2014/NĐ-CP ngày 15/5/2014 của Chính phủ được sửa đổi bổ sung bởi Nghị định số 01/2017/NĐ-CP ngày 06/01/2017 của Chính phủ.quy định việc hòa giải về tranh chấp đất đai do Chủ tịch UBND cấp xã nơi có tranh chấp thực hiện. UBMTTQ cấp xã, các tổ chức thành viên và các tổ chức khác có trách nhiệm phối hợp thực hiện hòa giải tranh chấp.
Yêu cầu khởi kiện tranh chấp về quyền sử dụng đất nếu không được tiến hành hòa giải tại UBND cấp xã thì coi như là chưa đủ điều kiện khởi kiện. Và Tòa án sẽ trả lại đơn khởi kiện cho đương sự là nguyên đơn.

2. Tiếp nhận hồ sơ và các công việc phải thực hiện của UBND cấp xã

Pháp luật không quy định cụ thể hồ sơ yêu cầu giải quyết tranh chấp đất đai tại UBND cấp là gì. Tuy nhiên, về cơ bản hồ sơ yêu cầu giải quyết tranh chấp đất đai phải bao gồm: Đơn yêu cầu hòa giải quyết tranh chấp đất đai; và các tài liệu, chứng cứ khác (nếu có) như: Biên bản hòa giải tranh chấp đất đai ở cơ sở; bản sao: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất; trích lục thửa đất; giấy tay mua bán, sang nhượng đất; hợp đồng chuyển nhượng quyền sử dụng đất; giấy Chứng minh nhân dân của người yêu cầu…

Sau khi nhận được đơn yêu cầu giải quyết tranh chấp đất đai và tài liệu, chứng cứ kèm theo (nếu có), UBND cấp xã có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

Thứ nhất, Thẩm tra, xác minh tìm hiểu nguyên nhân phát sinh tranh chấp, thu thập giấy tờ, tài liệu có liên quan do các bên cung cấp về nguồn gốc đất, quá trình sử dụng đất và hiện trạng sử dụng đất.

Thứ hai, thành lập Hội đồng hòa giải tranh chấp đất đai để thực hiện hòa giải.

Theo quy định tại Điều 202 Luật Đất đai năm 2013 thì thành phần Hội đồng hòa giải tranh chấp đất đai tại UBND cấp xã gồm: Chủ tịch hoặc Phó Chủ tịch Ủy ban nhân dân là Chủ tịch Hội đồng; đại diện Ủy ban Mặt trận Tổ quốc xã, phường, thị trấn; tổ trưởng tổ dân phố đối với khu vực đô thị; trưởng thôn, ấp đối với khu vực nông thôn; đại diện của một số hộ dân sinh sống lâu đời tại xã, phường, thị trấn biết rõ về nguồn gốc và quá trình sử dụng đối với thửa đất đó; cán bộ địa chính, cán bộ tư pháp xã, phường, thị trấn. Tùy từng trường hợp cụ thể, có thể mời đại diện Hội Nông dân, Hội Phụ nữ, Hội Cựu chiến binh, Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh.

Thứ ba, tổ chức cuộc họp hòa giải có sự tham gia của các bên tranh chấp, thành viên Hội đồng hòa giải tranh chấp đất đai và người có quyền lợi, nghĩa vụ liên quan. Việc hòa giải được coi là không thành khi một trong các bên tranh chấp vắng mặt trong buổi hòa giải đến lần thứ hai.

3. Thời hạn thực hiện thủ tục hòa giải tranh chấp đất đai

Thời hạn không quá 45 ngày kể từ ngày nhận được đơn yêu cầu giải quyết tranh chấp theo quy định tại Khoản 3 Điều 202 Luật Đất đai 2013.

4. Biên bản hòa giải tranh chấp đất đai

Khoản 4 Điều 202 Luật Đất đai 2013 và Khoản 2 Điều 88 Nghị định 43/2014/NĐ- CP điều chỉnh các nội dung liên quan đến biên bản hòa giải. Theo đó:

• Việc hòa giải tranh chấp phải được lập thành văn bản, có chữ ký của Chủ tịch Hội đồng, các bên tranh chấp có mặt tại buổi hòa giải, các thành viên Hội đồng hòa giải và phải đóng dấu của Ủy ban nhân dân cấp xã.
• Nội dung trong biên bản hòa giải được liệt kê tại Khoản 2 Điều 88 Nghị định 43/2014/NĐ- CP.
• Biên bản được gửi đến các bên tranh chấp và được lưu tại UBND cấp xã nơi có tranh chấp.

5. Giải quyết phát sinh sau hòa giải tranh chấp đất đai

Các trường hợp phát sinh sau hòa giải được điều chỉnh bởi Khoản 5 Điều 202 Luật Đất đai 2013 và Khoản 3, Khoản 4 Điều 88 Nghị định 43/2014/NĐ- CP như sau:

• Trường hợp các bên tranh chấp gửi văn bản nêu ý kiến khác với những gì đã thống nhất trong biên bản hòa giải thành trong 10 ngày kể từ ngày lập biên bản hòa giải thành thì Chủ tịch UBND cấp xã phải xem xét giải quyết đối với ý kiến đó bằng cách tổ chức lại cuộc họp Hội đồng hòa giải đồng thời lập biên bản hòa giải thành hoặc không thành.
• Khi việc hòa giải thành nhưng có thay đổi hiện trạng về chủ sử dụng đất, ranh giới sử dụng đất thì UBND cấp xã gửi biên bản hòa giải thành đến các cơ quan có thẩm quyền để giải quyết theo quy định tại Khoản 5 Điều 202 Luật Đất đai 2013.